Il verbale del Consiglio di Amministrazione:
come automatizzarne la redazione

La redazione del verbale è uno dei processi più importanti di un CdA e di un’assemblea dei soci. Il documento deve riassumere in modo ufficiale la volontà e le decisioni degli amministratori e dei soci per comprovare quanto è stato svolto durante il meeting, attestando le operazioni di rilievo della società. Queste informazioni consentono ai partecipanti e non solo (pensiamo ad azionisti e stakeholder) di disporre di un report formale degli eventi.  

In un mondo in cui il digitale entra in tutti i processi documentali, il segretario che redige i verbali dei Consigli di Amministrazione utilizza spesso modalità essenzialmente manuali. Per questo motivo, disporre di un Board Portal che automatizzi le operazioni di verbalizzazione può rendere queste attività più veloci ed efficienti, con benefici tangibili per l’azienda. In più, può supportare l’azienda nel processo di transizione verso la gestione digitale dei libri sociali e la loro dematerializzazione.

Su questo tema, un nostro cliente ci ha fatto una domanda precisa.

Il nostro segretario del CdA prepara la bozza di verbale, la integra con gli appunti presi e poi condivide i contenuti con Presidente e consiglieri. Tante versioni del documento e tante e-mail, per cui deve perdere tanto tempo. Si può migliorare questo processo?

 

 

Il processo di redazione del verbale in CDA ON BOARD prevede funzionalità dedicate (anche di traduzione dell’audio in scritto, ossia lo speech-to-text). Ci impegniamo a migliorarle costantemente nel tempo, vista l’importanza del verbale stesso, e i riscontri dei segretari dei CdA dei nostri clienti sono utilissimi. La piattaforma gestisce così le tre fasi fondamentali della verbalizzazione del CdA:

1. La redazione del verbale del Consiglio di Amministrazione. Il documento deve riassumere gli elementi distintivi di ogni riunione, come la data, l’identità dei partecipanti, l’ordine del giorno e l’esito delle votazioni. Generalmente, queste informazioni vengono compilate e aggiornate in modo manuale. L’utilizzo di un Board Portal come CDA ON BOARD permette invece di automatizzare la maggior parte delle operazioni: la piattaforma utilizza un template personalizzato per l’azienda che prende tutti i dati necessari e li inserisce automaticamente nel documento. La parte di inserimento degli appunti può essere fatta con strumenti di speech-to-text oppure manualmente. Bisogna tenere conto che solo i responsabili aziendali (il Presidente, in particolare) possono valutare e soppesare cosa vada scritto in un verbale per cui non si può automatizzare tutto. 
2. L’approvazione del verbale. La condivisione del verbale viene spesso fatta via e-mail, condividendo versioni sempre aggiornate per arrivare a quella definitiva. L’utilizzo di una piattaforma digitale permette di condividere la bozza di verbale in modo molto più facile e sicuro delle e-mail. In più, l’approvazione può avvenire più rapidamente perché i consiglieri hanno a disposizione sempre la versione più aggiornata e non devono perdere tempo a controllare tante e-mail.
3. L’archiviazione e la consultazione del verbale. Nel momento in cui è approvato, il verbale del CdA deve restare a disposizione dei consiglieri che lo possono andare a consultare in ogni momento. L’utilizzo di una piattaforma digitale permette non solo di archiviarlo in un posto sicuro ma di renderlo accessibile solo a utenti profilati, come i membri del CdA. In più, con la ricerca full-text, si possono trovare specifiche informazioni incluse nei verbali archiviati, in pochi secondi. Altro vantaggio è la possibilità di dematerializzare o  digitalizzare la gestione dei libri sociali, eliminando anche la carta, grazie a procedure di firma digitale e conservazione elettronica.

Il verbale di ogni riunione è un’attività importante e il tempo per redigerlo è una risorsa limitata. La scelta razionale che abbiamo fatto con CDA ON BOARD è stata quella di automatizzare il più possibile le attività a basso valore aggiunto, quelle più burocratiche. Questo permette di dare più tempo al segretario del CdA, al Presidente e agli amministratori per fare le loro valutazioni sui contenuti da inserire nel verbale del Consiglio di Amministrazione.