Se sei la persona che si occupa di preparare e gestire le riunioni,
con CDA ON BOARD puoi organizzarle in un modo nuovo

 

Una soluzione specializzata per la gestione di Consigli di Amministrazione, Comitati, Collegi Sindacali e riunioni di alto livello. Non è un software di gestione documentale adattato, non è un’app per la gestione di ogni riunione. A oggi, è la piattaforma specializzata più completa e sicura presente sul mercato italiano.

Non devi più preparare le riunioni usando tanti sistemi diversi e non integrati tra loro. Con CDA ON BOARD hai un unico portale Web per fare tutto: crei l’agenda delle riunioni, scegli chi invitare, definisci gli ordini del giorno, inserisci allegati e documenti digitali, convochi i consiglieri via e-mail e PEC, gestisci il Consiglio di Amministrazione. Quando le informazioni sono pronte, i tablet di Presidente e Consiglieri si aggiornano automaticamente con informazioni personalizzate, in base al loro ruolo.

 

 

Prima usavamo due sistemi diversi per convocare i consiglieri via e-mail e PEC. Dovevamo fare un sacco di stampe e fotocopie per avere sempre gli ultimi documenti aggiornati. Dovevamo sistemare continuamente a mano l’ordine nelle cartelline. Ora facciamo tutto con il portale. (una funzionaria di una banca)

 

Non serve più stampare né fotocopiare ordini del giorno e documentazione: elimini la carta e ottimizzi tempi e costi di preparazione di ogni riunione. Prepari i documenti direttamente sul server e puoi inviare le versioni sempre aggiornate agli iPad. Gli eventuali allegati sono distribuiti in modo personalizzato per ogni partecipante: ogni consigliere vede documenti con il suo nome e cognome e sa se sono più o meno confidenziali, grazie a filigrane configurabili.

 

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Agenda, ordine del giorno, documenti: si fa tutto con il portale Web

 

Il portale di CDA ON BOARD prevede una procedura guidata che, in cinque passaggi, ti permette di definire ogni riunione:

  1. Inserisci i dati principali, come il nome dell’azienda, il titolo della riunione, la data e l’ora.
  2. Selezioni e inserisci i partecipanti (gruppi o singoli) prevedendo anche la gestione di gettoni di presenza e inviti.
  3. Costruisci l’ordine del giorno, con numero illimitato di punti e sotto-punti a tanti livelli, strutturato per “punti” e “delibere”. Puoi inserire un numero illimitato di allegati (legati ai singoli punti) e documenti generali (non legati ai singoli punti). Puoi anche inserire di documenti aziendali di altro tipo (come regolamenti, statuto, etc.) salvati in cartelle specifiche. La “delibera” prevede una fase di votazione con raccolta presenze e le preferenze dei partecipanti.
  4. Inserisci la bozza di verbale (che sarà approvato nella prossima riunione) e il verbale definitivo (per successive consultazioni).
  5. Pubblichi la riunione. Puoi farlo in “bozza” quando la stai ancora preparando, in “anteprima” per il controllo finale del Presidente e “pubblicato” per tutti, con la logica di “informativa preventiva”. Gestisci dal portale l’invio degli inviti via e-mail, sms o PEC e ricevi automaticamente le conferme di presenza dei consiglieri quando loro premono un link nella e-mail.

 

 

Per velocizzare l’organizzazione di ogni riunione, hai la possibilità di creare e salvare template specifici (template CdA, template Comitato, etc.) così hai le informazioni principali già salvate per i prossimi meeting. Puoi pubblicare una riunione anche senza avere l’ordine del giorno e i documenti definitivi: ogni consigliere sarà informato dei principali aggiornamenti via e-mail, sms o PEC (in base al canale predefinito e scelto dall’utente) con un’unica notifica cumulativa.

 

La procedura guidata del software è semplice. Anzi, direi essenziale. La cosa più comoda? Pubblichiamo all’inizio dell’anno l’elenco delle date dei Consigli di Amministrazione, così i consiglieri le hanno tutte salvate nell’app dei loro iPad. Poi, per ogni riunione, costruiamo gradualmente l’ordine del giorno e alleghiamo i documenti definitivi, aggiornando i consiglieri sulle variazioni. A loro basta consultare il tablet. (un funzionario di una grande azienda)

 

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Più aziende del gruppo, più lingue, una sola procedura

 

CDA ON BOARD è multi-azienda e multi-lingua. Puoi preparare le riunioni di tutte le società del gruppo utilizzando la stessa piattaforma: in base al tuo ruolo, accedi con le tue credenziali e aggiorni solo le parti di tua competenza. Lo stesso possono fare i tuoi colleghi e così costruite ogni meeting in modo collaborativo. Puoi scegliere anche la lingua che preferisci per aggiornare una riunione.

Noi creiamo le riunioni utilizzando la nostra lingua, ogni consigliere accede a dati e documenti nella sua. Uno può pensare che sia utile solo per le grandi multinazionali ma lo è anche per aziende come la nostra dove si parla sia italiano che tedesco (un funzionario di un’azienda del Trentino Alto Adige)

 

Il sistema tutela la sicurezza delle informazioni. Tutti i dati salvati nel sistema sono crittografati e, quindi, li vedi solo dopo aver inserito le tue credenziali. Tutte le operazioni fatte sono salvate all’interno del sistema (Audit Trail) per cui tutto è tracciato. In caso di furto del tablet del consigliere, è possibile cancellare da remoto le informazioni contenute. Puoi vedere le stesse informazioni e gli stessi documenti da qualsiasi PC, ti basta usare il browser e accedere al portale.

Si possono caricare diverse tipologie di file (Word, Powerpoint, immagini, grafici) ma per ragioni di sicurezza è consigliato l’utilizzo del formato PDF, che viene gestito in modo protetto dal software. Per ogni documento, si possono inserire watermark e filigrane per personalizzare i documenti col nominativo dell’istituto, del partecipante alla riunione, con informazioni rilevanti come “confidenziale” e altro.

Si possono inserire anche “marker” di sorveglianza nei documenti per individuare a chi è stato assegnato quel documento nel caso di fotografie al documento con dispositivi esterni (fotocamere digitali, smartphone, etc.).

 

Tante funzionalità a disposizione

 

Nel portale si possono gestire molte funzionalità aggiuntive, oltre alla creazione delle riunioni. Si possono preparare molteplici cartelle di documenti aziendali, pronti per essere usati “al volo” in un Consiglio di Amministrazione: basta pubblicare quelli che servono in una riunione e al Presidente e al Segretario basta aggiornare il tablet per trovarli già disponibili. Il portale prevede anche una sezione di statistiche e di report, molto utile per fare analisi sull’utilizzo dei documenti.

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