Con CDA ON BOARD puoi organizzare qualunque tipo di riunione

Un software specializzato per la gestione di Consigli di Amministrazione, Comitati, Collegi Sindacali e riunioni di alto livello. CDA ON BOARD è la piattaforma più completa e sicura presente sul mercato italiano per supportare i General Counsel e i responsabili degli affari societari a gestire i meeting e i processi della Governance.

Con CDA ON BOARD hai un unico portale Web per gestire le riunioni: crei l’agenda, scegli chi invitare, definisci gli ordini del giorno, inserisci gli allegati e altri documenti digitali. Poi convochi i consiglieri via e-mail e PEC e gestisci il Consiglio di Amministrazione. Infine, prepari il verbale del CdA con procedure automatizzate. Tutto con un unico Board Portal, personalizzato per ogni General Counsel, accessibile da ovunque (anche in caso di smart working) e da utilizzare anche nei meeting in videoconferenza.

Non serve più stampare né fotocopiare né inviare via e-mail ordini del giorno e documentazione: elimini la carta e ottimizzi tempi e costi di preparazione di ogni riunione. I documenti sono distribuiti in digitale e in modo personalizzato per ogni partecipante: ogni consigliere vede documenti con il suo nome e cognome e sa se sono più o meno confidenziali, grazie a filigrane configurabili. Anche il verbale può essere dematerializzato grazie a funzionalità di firma digitale e archiviazione elettronica.

Agenda, ordine del giorno, documenti: si fa tutto online col Board Portal

Il portale di CDA ON BOARD prevede una procedura guidata che, in sei passaggi, ti permette di definire ogni riunione:

1. 1. Inserisci i dati principali, come il nome dell’azienda, il titolo della riunione, la data e l’ora.
   2. Selezioni e inserisci i partecipanti (gruppi o singoli) prevedendo anche la gestione di gettoni di presenza e inviti.
   3. Costruisci l’ordine del giorno, con numero illimitato di punti e sotto-punti a tanti livelli, strutturato per “punti” e “delibere” e documenti allegati
   4. Crei la bozza del verbale del CdA che sarà approvato nella prossima riunione. Il board portal ha funzionalità di precompilazione avanzata del verbale del Consiglio di Amministrazione, le quali fanno risparmiare molto tempo alle segreterie societarie e ai General Counsel. C’è anche la traduzione dell’audio in testo (speech to text)
   5. Gestisci dal portale l’invio delle convocazioni via e-mail, sms o PEC e ricevi automaticamente le conferme di presenza dei consiglieri quando loro premono un link nella e-mail.
   6. Pubblichi la riunione. Puoi farlo in “bozza” quando la stai ancora preparando, in “anteprima” per il controllo finale del Presidente e “pubblicato” per tutti, con la logica di “informativa preventiva”.

Più aziende del gruppo, più lingue, una sola procedura

CDA ON BOARD è multi-azienda e multi-lingua. Puoi preparare le riunioni di tutte le società del gruppo utilizzando la stessa piattaforma: in base al tuo ruolo, accedi con le tue credenziali e aggiorni solo le parti di tua competenza

Il sistema tutela la sicurezza delle informazioni. Tutti i dati sono crittografati e le operazioni fatte sono salvate all’interno del sistema (Audit Trail) per cui tutto è tracciato. In caso di furto del tablet del consigliere, è possibile cancellare da remoto le informazioni contenute. Puoi vedere le stesse informazioni e gli stessi documenti da qualsiasi PC, basta usare il browser e accedere al portale.

Si possono caricare diverse tipologie di file. Per ogni documento PDF, si possono inserire watermark e filigrane per personalizzare i documenti col nominativo dell’istituto, del partecipante alla riunione, con informazioni rilevanti come “confidenziale” e altro.

Si possono inserire anche “marker” di sorveglianza nei documenti per individuare univocamente a chi è stato assegnato quel documento nel caso di fotografie al documento con dispositivi esterni (fotocamere digitali, smartphone, etc.).