La sicurezza di una data room per il tuo CDA
Quando si tratta della gestione e organizzazione delle riunioni del top management e della condivisione di documenti riservati con i consiglieri, la sicurezza è una qualità certamente fondamentale. Le utenze devono poter essere profilate con semplicità ed efficacia, deve essere possibile utilizzare strumenti di prevenzione e contrasto alla diffusione illecita di documenti riservati e deve essere possibile definire il tempo e la durata per cui un determinato documento resta disponibile agli utenti.
CDA ON BOARD unisce tutte queste caratteristiche di sicurezza e mette a disposizione delle aziende uno spazio online blindato in cui garantire protezione dei dati e tracciabilità. Esattamente come succede in una data room. Un nostro cliente in demo ci ha chiesto:
I documenti del CDA sono estremamente riservati e per noi è fondamentale che chi vi accede possa fare solo le azioni a cui è autorizzato, come posso essere certo che in CDA ON BOARD le informazioni e i dati siano al sicuro?
Di seguito vi illustriamo i 6 motivi che rendono CDA ON BOARD la piattaforma di meeting management sicura come una data room.
- L’accesso degli utenti a CDA ON BOARD può avvenire con Strong Authentication (ad esempio, con multi-fattore OTP-SMS), e vi è profilazione completa. Questo significa che ogni utente accede solo a ciò che è autorizzato a vedere. Verosimilmente, la Segreteria Societaria avrà visibilità sull’intera riunione, e avrà possibilità di caricare e modificare documenti; se si tratta di un consigliere, egli potrà visualizzare il documento, prendere note, oppure stamparlo, sempre se viene autorizzato in tal senso dal gestore della piattaforma.
- CDA ON BOARD è una piattaforma cloud-first, la sicurezza dei dati è garantita dal fatto che l’infrastruttura cloud risiede su Microsoft Azure ed è interamente localizzata all’interno dell’UE. Microsoft Azure è accreditato di un amplissimo ventaglio di certificazioni, tra i quali ISO/IEC 27001, 27018, 27701.
- I consiglieri devono poi poter consultare i documenti in viaggio e dovunque vogliano, a casa, in vacanza e anche offline. Grazie a CDA ON BOARD, i documenti possono essere visualizzati sul tablet o sullo smartphone, verso cui vengono sempre inviati su canale cifrato; vengono poi mantenuti sul device mobile sempre cifrati anche per l’accesso offline, qualora le policy lo consentano. L’utilizzo di un lettore PDF integrato a CDA ON BOARD è un ulteriore elemento di sicurezza, poiché in questo modo le informazioni non “escono” mai dalla piattaforma.
- In alcuni casi, se il materiale è particolarmente sensibile, non si vuole lasciare la possibilità ai consiglieri di accedervi dopo la riunione. Con CDA ON BOARD è semplice, basta impostare il time slot per cui il documento resterà visibile: superato il limite di tempo, i consiglieri non potranno più accedervi.
- Un altro fattore essenziale da tenere in considerazione quando si condividono documenti estremamente riservati con i consiglieri riguarda la condivisione non autorizzata di tali informazioni all’esterno dell’azienda. CDA ON BOARD offre l’opportunità di impostare watermark e filigrane contenenti il nome utente e l’ora di accesso oppure le trascrizioni del tipo: “bozza” e “confidenziale” per scoraggiare la diffusione non autorizzata di materiale riservato. Grazie ai marker identificativi inseriti da CDA ON BOARD nei documenti sarà possibile, anche in caso di fughe di informazioni, risalire all’ultimo utente che ha acceduto a quella copia del documento.
- CDA ON BOARD consente, infine, di tracciare qualsiasi attività svolta dagli utenti tramite report e statistiche che consentono di tenere monitorate nel dettaglio le azioni di tutti coloro che hanno accesso alla piattaforma.
La sicurezza delle informazioni sensibili e la tracciabilità delle azioni non hanno prezzo. La nostra esperienza e il nostro know-how ci hanno permesso di unire in CDA ON BOARD la semplicità e l’immediatezza che servono per la gestione dei meeting alla sicurezza di una data room. Contattaci per una demo senza impegno.
