Eliminare la carta dalle riunioni: ecco quanto si risparmia

In un mondo in cui il digitale entra in tutti i processi, le riunioni in azienda vedono ancora la carta come grande protagonista. Se su Google digitate “consiglio di amministrazione”, trovate immancabilmente immagini con tavoli, manager e cartelline cartacee. La carta, tuttavia, non è a costo zero.

Un nostro cliente ci ha fatto una domanda semplice ma decisiva.

Quanto costa gestire un CdA con la carta? Se guardiamo alla nostra segreteria, ci sono i costi vivi legati a fogli, fotocopie e toner. In più, c’è il tempo che i nostri colleghi impiegano nell’organizzazione. 

Noi abbiamo risposto, anche con un’infografica.

 

 

Partiamo da due fatti oggettivi:

  1. Le riunioni in azienda continuano a essere fondamentali. I manager, i titolari e i responsabili delle varie strutture le organizzano per fissare obiettivi, organizzare i team e analizzare i risultati. Le riunioni stesse del Consiglio di Amministrazione giocano un ruolo imprescindibile nella corporate governance di un’azienda. La vera sfida non è organizzare meno riunioni ma meeting più efficienti e organizzati.
  2. Il numero di riunioni e dei dati disponibili per decidere è in grande aumento. Rispetto a 20 anni fa, organizziamo molti più meeting ma il nostro tempo è sempre lo stesso. La carta offre indubbi vantaggi in termini di semplicità d’uso ma non è lo strumento migliore per ottimizzare i tempi. Pensiamo quanto possiamo impiegare a trovare un informazione su carta e a condividerla.

Essendo le riunioni un’attività importante e il tempo per farle una risorsa limitata, la scelta razionale che abbiamo è gestirle in modo più efficiente.

Abbiamo fatto due conti:

  • Costi della stampa dei fogli delle cartelline: possiamo stimare 10 centesimi a foglio (incluso il costo della carta e delle stampe/fotocopie con dispositivi e toner).
  • Costi amministrativi del personale impiegato nella preparazione di un CdA: studi specifici stimano in 14 ore il lavoro per preparare un CdA tradizionale con cartelline cartacee, con un costo amministrativo della persona di 30 euro all’ora.

Per preparare un CdA “cartaceo” con 10 consiglieri e cartelline da 250 fogli per ognuno, l’azienda spende 250 euro di carta (a 10 centesimi a foglio) e 420 euro di personale, quindi 670 euro a meeting. Per 10 CdA all’anno, sono 6.700 euro.

Per preparare un CdA digitale con 10 consiglieri dotati di PC, tablet o smartphone, l’azienda spende zero euro di carta e riduce a 4 ore il lavoro del personale, quindi 120 euro a meeting. Per 10 CdA all’anno, sono 1.200 euro.

Il risparmio netto stimato di un CdA digitale rispetto a uno cartaceo è di 5.500 euro/anno per 10 CdA. Se includiamo anche comitati esecutivi, Organismo di Vigilanza e altri, c’è da moltiplicare per ogni tipologia di riunione.

Questi costi non includono tanti altri fattori ma possono essere un buon parametro per valutare come migliorare l’organizzazione delle proprie riunioni. Senza demonizzare la carta, cercando solo di ottenere maggiore efficienza.